1. Unveränderbarkeit der Daten

Die Unveränderbarkeit von steuerrelevanten Daten ist ein zentraler Bestandteil der GoBD. Einmal erstellte Buchungen oder Belege dürfen nicht nachträglich geändert oder gelöscht werden, um Manipulationen auszuschließen.

Wie der WBM3 Sie unterstützt:

• Schreibschutz-Mechanismen: Die Software stellt sicher, dass Daten nach ihrer Erfassung nicht mehr bearbeitet werden können. Schreibschutzfunktionen verhindern unautorisierte Änderungen.
• Protokollierung: Falls Änderungen unvermeidbar sind (z. B. bei Korrekturen), werden diese in einem Audit-Trail dokumentiert. Dieser umfasst Details wie den Bearbeiter, den Änderungszeitpunkt und den Grund der Änderung.
• Revisionssichere Speicherung: Die Datenbank des WBM3 protokolliert und archiviert Änderungen automatisch. Technologien wie Datenbank-Trigger gewährleisten dabei eine lückenlose Nachvollziehbarkeit.

2. Dokumentation und Nachvollziehbarkeit

Alle Buchungsvorgänge müssen vollständig und verständlich dokumentiert werden. Dies ist wichtig, um die Nachvollziehbarkeit und Transparenz der Prozesse sicherzustellen.

Wie der WBM3 Sie unterstützt:

• Verfahrensdokumentation: Die Software beschreibt den gesamten Prozess – von der Dateneingabe bis zur Ausgabe – klar und nachvollziehbar. Dies erleichtert auch die Prüfung durch Dritte.
• Referenzierung: Jede Transaktion wird mit einer eindeutigen Referenznummer (z. B. Rechnungsnummer) versehen, die Rückschlüsse auf den Ursprung der Daten ermöglicht.
• Änderungsprotokolle: Nachträgliche Anpassungen werden klar begründet und mit den entsprechenden Details dokumentiert.

3. Langfristige Datenaufbewahrung

Steuerrelevante Daten müssen über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren aufbewahrt werden. Dies erfordert robuste Archivierungs- und Speicherlösungen.

Wie der WBM3 Sie unterstützt:

• Archivierungsformate: Ihre Daten werden in einer Datenbank gespeichert, die eine langfristige Lesbarkeit und Archivierung gewährleistet.
• Zugänglichkeit: Die Daten sind auch nach mehreren Jahren einfach und zuverlässig zugänglich. Die Datenbank mit leistungsfähigen Such- und Abruffunktionen machen dies möglich.
• Regelmäßige Backups: Die Software erstellt tägliche verschlüsselte Sicherungen und speichert diese an sicheren Orten, um Datenverluste zu vermeiden.

4. Sicherheitsvorkehrungen

Zum Schutz steuerrelevanter Daten vor unbefugtem Zugriff sind umfassende Sicherheitsmaßnahmen erforderlich.

Wie der WBM3 Sie unterstützt:

• Datenverschlüsselung: Daten werden sowohl während der Übertragung (z. B. über Netzwerke) als auch bei der Speicherung verschlüsselt.
• Berechtigungsmanagement: Der Zugriff auf sensible Daten ist nur autorisierten Benutzern gestattet.
• Zugriffsprotokollierung: Alle Zugriffe auf steuerrelevante Daten werden nachvollziehbar dokumentiert.

5. Steuerrechtliche Updates

Die Anforderungen des Steuerrechts ändern sich regelmäßig. Softwarelösungen müssen flexibel genug sein, um diese Änderungen zeitnah umsetzen zu können.

Wie der WBM3 Sie unterstützt:

• Modulare Architektur: Die modulare Architektur der Software ermöglicht es, neue gesetzliche Anforderungen schnell zu integrieren.
• Regelmäßige Updates: Die Software wird regelmäßig aktualisiert, um stets den aktuellen gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

6. Ein solides Backup-Konzept

Ein durchdachtes Backup-Konzept ist unerlässlich, um die Integrität und Verfügbarkeit steuerrelevanter Daten sicherzustellen. Es definiert die Häufigkeit, Speicherorte und Wiederherstellungsprozesse der Sicherungen.

Wie der WBM3 Sie unterstützt:

• Regelmäßigkeit: Mit täglichen, nach Ihren Wünschen erzeugten Voll-Backups sind Sie stets auf der sicheren Seite.
• Sicherheit: Backups sind verschlüsselt und nur für autorisierte Personen zugänglich.
• Langzeitarchivierung: Daten sind auch nach Jahren noch lesbar und abrufbar. Regelmäßige Überprüfungen der Speichermedien stellen dies sicher.
• Wiederherstellbarkeit: Die Wiederherstellung der Backups wird regelmäßig getestet, um sicherzustellen, dass die Daten im Ernstfall verfügbar sind.

Fazit

Die Einhaltung der GoBD-Anforderungen stellt eine komplexe, aber notwendige Aufgabe dar. Der WBM3 bietet Ihnen eine zuverlässige Softwarelösung, die alle relevanten Anforderungen erfüllt. Mit den beschriebenen Funktionen und Maßnahmen schaffen Sie eine solide Grundlage, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen und Ihre steuerrelevanten Daten sicher zu verwalten.